Introduction to Accounting IS dengan ERP
Wijaya dan Darudiato (2009:65) menyatakan bahwa dalam sistem informasi accounting, perlu diperhatikan proses transaksi dan penyusunan laporan keuangan. Pada sistem ERP, untuk penyusunan laporan keuangan dilakukan melalui aplikasi program General Ledger. Sebenarnya aplikasi program ini tidak ada penginputan proses data transaksi, kecuali memorial jurnal.
General Ledger Accounting
Organizational Structures for Financial Accounting
a. Company Code
Company Code merupakan entitas akuntansi yang independen (elemen terkecil di dalam organisasi di mana satu set lengkap dari account dapat dibuat).
b. Business Area
Business area merupakan bagian bisnis, atau cabang, di mana sebuah kelompok perusahaan beroperasi. Sebagai contohnya, business area menyediakan tingkat evaluasi tambahan untuk bagian pelaporan. Penggunaan business area bersifat optional (boleh digunakan boleh juga tidak).
c. Controlling Area
Controlling area merupakan elemen organisasi yang paling penting di dalam aplikasi controlling. Controlling area digunakan untuk internal accounting (akuntansi di dalam perusahaan). Sebuah controlling area mengidentifikasi suatu struktur organisasi di mana biaya dan pendapatan dapat dikelola dan dialokasikan. Controlling area merepresentasikan bagian terpisah dari cost accounting.
G/L Master Records
a. Chart of Accounts
Setiap general ledger diatur berdasarkan sebuah chart of account. Chart of account terdiri dari definisi dari semua G/L account di dalam format yang tersusun. Definisi tersebut terdiri dari account number (nomor akun), account name (nama akun), dan tipe dari G/L account, yaitu apakah akun tersebut merupakan akun tipe P&L (laba rugi) atau akun tipe balance sheet (neraca saldo).
b. Settings for Company Codes
Sebelum kita dapat menggunakan sebuah akun di dalam company code, kita harus mengelola definisi akun tersebut pada level chart of account. Kita dapat membuat company code-specific setting (pengaturan spesifik untuk company code), di mana hanya berlaku di dalam company code saja. Contoh dari company code-specific setting adalah mendefinisikan mata uang di dalam akun. Kebanyakan akun di dalam company code 1000 menggunakan mata uang EUR (Euro), sedangkan company code 3000 menggunakan mata uang USD (Dollar) untuk akun-akunnya. Ketika mata uang akun merupakan mata uang lokal untuk company code, kita dapat melakukan posting ke dalam akun tersebut dengan menggunakan mata uang apa saja.
c. Financial Statement Versions
General ledger disimpan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi pembuatan laporan neraca saldo dan laporan laba rugi. Laporan-laporan tersebut harus memenuhi persyaratan spesifik untuk negara di mana suatu perusahaan berada.
d. Group Chart of Accounts
Karena tidak semua company code menggunakan operating chart of account yang sama, group chart of account digunakan untuk tujuan konsolidasi. Operating chart of account di-assign ke group chart of account pada bagian konfigurasi. Ketika operating chart of account telah di-assign ke group chart of account, field nomor akun grup (group account number) menjadi dibutuhkan di segmen chart of account dari master record.
Using ERP for Accounting Information
Masalah yang terkait dengan sistem yang tidak terintegrasi
- Berbagi data biasanya tidak terjadi secara real time : – Data akuntansi sering kedaluwarsa
- Personil akuntansi harus melakukan penelitian yang signifikan
- Sistem ERP, dengan basis data terpusat, menghindari masalah ini
- Dalam akuntansi tradisional, akun perusahaan disimpan dalam catatan yang disebut buku besar
- Dalam sistem SAP ERP, input ke buku besar terjadi bersamaan dengan transaksi bisnisBanyak modul SAP ERP menyebabkan data transaksi dimasukkan ke dalam buku besar, termasuk:.
– Sales and Distribution (SD)
– Materials Management (MM)
– Financial Accounting (FI)
– Controlling (CO)
– Human Resources (HR)
– Asset Management (AM)
Industrial Credit Management
Manajemen kredit membutuhkan keseimbangan yang baik antara:
1. Memberikan kredit yang cukup untuk mendukung penjualan dan
2. Memastikan bahwa perusahaan tidak kehilangan terlalu banyak uang
3. Menetapkan batas pada berapa banyak uang yang dapat dibayarkan pelanggan pada satu waktu
4. Memantau batas itu saat pesanan
5. Perwakilan penjualan harus dapat meninjau saldo piutang terbaru ketika pesanan masuk
6. Masalah muncul jika Pemasaran dan Akuntansi memiliki sistem informasi yang tidak terintegrasi
– Kurang dari kerjasama penuh pada pembaruan
7. Masalah tidak boleh muncul dengan sistem informasi terintegrasi
– Piutang akun segera diperbarui
8. Membuat laporan yang tepat untuk situasi yang tepat sering kali menantang
9. Tanpa sistem ERP, pekerjaan melacak semua angka yang perlu dimasukkan ke dalam laporan adalah tugas yang monumental
10. Dengan sistem ERP, sejumlah besar informasi tersedia untuk tujuan pelaporan masuk dan pembayaran diterima
Conclution
Dalam sistem informasi accounting, perlu diperhatikan proses transaksi dan penyusunan laporan keuangan. Membuat laporan yang tepat untuk situasi yang tepat sering kali menantangTanpa sistem ERP, pekerjaan melacak semua angka yang perlu dimasukkan ke dalam laporan adalah tugas yang monumentalDengan sistem ERP, sejumlah besar informasi tersedia untuk tujuan pelaporan
References
Abdillah, L. A. (2018). Customer Relationship Management Computer Science and Information Systems. Palembang: Universitas Bina Darma.
Abdillah, L. A. (2018). Supply Chain Management Computer Science and Information Systems. Palembang: Universitas Bina Darma.
Abdillah, L. A. (2019). Enterprise Resource Planning Computer Science & Information Systems. Palembang: Universitas Bina Darma.
Abdillah, L. A. (2020). Perancangan Sistem Informasi Industri dan Enterprise Resource Planning. Computer Science & Information Systems.
https://www.academia.edu/37461540/Translate_Modul_ERP_-_Accounting_AC010
https://elearning.binadarma.ac.id/mod/assign/view.php?id=48428
https://www.ccstechnologygroup.com/5-benefits-of-erp-for-accounting-and-financial-management/
Blog Veni 